Organizarea biroului îmbunătățește concentrarea și te face să lucrezi mai eficient. Când lucrezi de acasă, fie că ești freelancer sau doar într-o etapă de work from home, tehnicile de organizare a biroului pot fi foarte utile pentru a-ți face treaba mai bine și mai repede. Și cine nu își dorește asta?
Cum pot sta lucrurile mai bine pe birou?
Categoriile sunt esențiale pentru organizarea biroului! Un pahar cu instrumente de scris, un teanc de broșuri, un biblioraft pentru arhive. Cât mai simplu și cât mai clar. Dacă sunt cărți, reviste sau dosare, le depozităm astfel încât să putem citi ușor ceea ce este scris pe ele, titlul ori eticheta. De regulă, se așază în picioare, dar pot sta și sub formă de piramidă, de la mare la mic.
Chiar dacă este biroul de acasă, nu îl popula cu toate amintirile de familie din lume. Ține 2-3 elemente care te recreează doar privindu-le, dar cam atât. Oricum ești în spațiul personal, deci înconjurat(ă) de obiecte cu valoare sentimentală mare. Masa de lucru este pentru activități ce presupun concentrare.
Încearcă să nu mănânci pe birou, dar dacă o faci, înlătură rapid gunoaiele. Te încurcă în timpul lucrului. La finalul zilei, curăță biroul: du cana de cafea la bucătărie, la fel și snackurile. Prin organizarea biroului de cu seara, începi ziua următoare cu mai mult elan, când găsești spațiul curat și frumos organizat. De ce să fie ceva contraproductiv primul lucru pe care îl faci dimineața? Îți afectează concentrarea asupra lucrurilor serioase.
Biroul trebuie să lucreze împreună cu noi, nu împotriva noastră! Deci fluxul său trebuie gândit pentru a ne servi scopului.
Organizarea biroului: de ce am nevoie pentru a-mi face treaba?
Pune-ți această întrebare înainte de a te apuca de orice. Nevoile sunt diferite în funcție de domeniul de activitate, deci nu există o rețetă universal valabilă. Dar, presupunând că desfășori o activitate digitalizată, este evident că ai nevoie de anumite gadgeturi și mai puțin de tot felul de accesorii de birotică și papetărie. Iar în cazul în care ai de gestionat arhive fizice, ajută să ai la îndemână pentru organizarea biroului dosare, mape, etichete și tot ce mai folosești pentru a le alcătui. Deci de ce ți-ai încărca masa de cabluri?
Hai să vedem cum facem să ne îmbunătățim performanțele și timpii de finalizare
- Un sistem unic pentru organizarea biroului
Experții în productivitate, așa cum este și Julie Morgenstern, recomandă să începi ziua stabilind obiectivele de îndeplinit. Le poți scrie pe o foaie, într-un carnețel sau agendă ori poți folosi o aplicație de pe laptop sau telefon. Alege un singur sistem de păstrare a evidenței, dacă vei folosi mai multe în același timp sunt șanse mari să te încurci și mai tare. Adică să te dezorganizezi pe plan profesional! - Priorități, priorități, priorități!
Tuturor lucrurilor de pe listă le putem atribui numere, în funcție de importanța și stringența lor. Principala prioritate va primi numărul 1. În organizarea biroului de acasă mai putem folosi culori pentru a evidenția sarcinile de făcut mai întâi (roșu pentru „urgent”, portocaliu pentru „de făcut azi” etc.). Culorile pot fi folosite și la finalul zilei, când verificăm ce am făcut și ce nu (verde pentru proiecte finalizate, roșu pentru cele ce trebuie continuate mâine, de la prima oră). - Interval de timp precis
Pentru ca organizarea biroului să fie și mai bună, cu lista de activități în față decidem și cât timp alocăm fiecăreia și în ce moment al zilei ne concentrăm asupra lor. De exemplu, între 09:00 și 10:00 răspund la e-mailuri. Între 10:00 și 12:00 mă ocup de cel mai important proiect din lista mea de sarcini. După pauza de prânz revin la emailuri 30 de minute și apoi la proiectele cu numerele 2, 3, 4… Proiectele care continuă de la o zi la alta rămân pe To Do List, într-o secțiune dedicată.
